従業員を雇ったら必ず押さえる就業規則のポイント③記載内容編

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今回は就業規則を作成する上でこれだけは押さえたいポイントをお伝えします。

従業員の範囲を明確にしましょう

１つの就業規則の適用範囲を正社員に限定することは問題ありませんが、正社員以外の従業員（非正社員）でも、会社と労働契約を締結している者がいれば、その者を対象とした就業規則も作成する必要があります。正社員以外の従業員がいる場合には、まず、それらの非正社員については適用除外とした上で、別の就業規則を定めると規定することが多いです。その場合その別の就業規則は作成していないという場合には、作成義務違反となってしまいます。必ず作成されているか確認をしましょう。

社員の区分について

このようなお話をすると社員の区分について分からない問い方もます。社員の区分は次の通りとなります。
（1）アルバイト：季節的、一時的な繁忙時にその期間に限って雇用される者
（2）パートタイマー：正社員よりも短時間で使用される者
（3）嘱託社員：会社を定年退職し再雇用される者。またはこれに準ずる高年齢者で中途採用される者
（4）契約社員：雇用期間を定め、かつ高度の専門職である者
（5）派遣社員：派遣元から派遣されている方

採用決定後の提出書類も決めておきましょう

採用に関する記載は、ルールを決めていれば記載するという項目です。記載するか否かは会社の判断によります。一般的には記載される事項は、次となります。

採用に関して記載される項目

採用の基準、採用方法、応募時の提出書類、採用決定時の提出書類など。これを記載しておくことで、会社としては採用を公明正大、厳正に行うことや、従業員として適格な人物を採用するという企業の姿勢を示し、従業員のモラルを向上させることに繋がります。これ以外にも、誓約書、健康診断書、通勤経路などが考えられます。

試用期間があれば明記しましょう

試用期間があれば、記載しておきましょう。
試用期間というのは、従業員としての適格性を判断する期間という意味で設けます。多くの企業では、ミスマッチを避ける方法として、正社員を採用する場合に、直ちに正式の本採用とはしないで、試用期間を設け、その間で勤務態度や適性、能力、性格を見てその後本採用としています。

試用期間の長さについては特に法律で決まってはいませんが、あまりにも長い期間の試用期間は、従業員にとって不利となり好ましくありません。３か月~６か月の期間の会社が多いでしょう。また、従業員や会社事情によっては、短縮、免除又は一定期間を限度として延長することも考えられますので、その旨の規定の記載も必要があれば記載をしておきます。

セクハラ・パワハラの禁止についても記載しましょう

セクシュアルハラスメントやパワハラは、起きてしまうと従業員にとって大変なストレスとなります。また、能力の有効な発揮を妨げることになります。企業にとっても、職場秩序や業務が滞ることになります。また、ときに社会的評価に影響を与える問題となります。相談窓口担当者や経営担当者が、セクシュアルハラスメントが発生したことに対して適切な対応をしなかったことにより会社の責任が認められた例もあります。規則にもきちんと明記して注意喚起を行いましょう。

個人情報の取り扱い・秘密保持についても記載しましょう

個人情報保護法が平成17年４月から施行されています。個人情報取扱事業者はこの法律の定めにより個人情報の漏えい事故などが起こらないように規程類を整備して社員教育も行うことが必要です。また、個人情報取扱事業者にならない場合であっても、個人情報の漏えい事故が発生した場合には損害賠償責任等が発生する可能性があります。適切に対応するために規程の整備をお勧めします。

規定の準備とはどういうものか？

では、どんな規程を整備するのでしょうか。個人情報取扱事業者の場合は、「個人情報保護に関する基本方針（プライバシーポリシー）」「個人情報取扱規程」及び「個人情報保護教育規程」は、最低限必要なものとなります。また、個人情報取扱事業者にならない場合であっても、プライバシーポリシー等の作成を行い、社内に掲示して周知することは、社内外共に信頼性の向上に繋がります。

労働時間・休憩・休日について

始業及び終業の時刻労働時間にいても記載しておきましょう。「労働時間は、１週間につき40時間、１日については８時間とする。」という規定だけでは不十分です。具体的に始業時刻と終業時刻を記載します。始業及び終業の時刻は、全社員が同じでなくても大丈夫です。所属部署や職種等により異なる場合は、その全てを記載しましょう。

労働時間を把握しましょう

規定することと同時に、労働時間を把握することが求められています。

具体的には、
①タイムカード、ＩＣカード等の客観的な記録を基礎として確認し、記録すること
②自己申告制により始業・終業時刻の確認及び記録を行う

このような場合が考えられます。

有給休暇について

また、休憩や有給休暇についても記載しましょう。よく経営者に誤解があるのは有給休暇について法定要件を充たした場合に法律上当然に労働者に生ずる権利となり、労働者の請求をまってはじめて生ずるものではないということです。本人から言われなくても当然に要件を満たすと権利が発生しているものなのです。

給与について

給与について、給与体系がどのようになっているかも記載が必要です。一般に賃金は、基準内賃金としての基本給、諸手当（役職手当、住宅手当、家族手当、通勤手当等）、基準外賃金としての時間外手当、休日出勤手当、深夜手当等のほかに、特別給与としての賞与があります。どのような給与体系になっているかを明記しましょう。

給与からの控除がある場合

給与から控除できるものには、所得税、地方税、社会保険料、雇用保険料など、法令で源泉控除が認められているものもあります。また、従業員との話し合いによって労使協定を締結しそれによって認められるものがあります。例えば、社内預金、組合費、社宅費などです。このように予め控除するものがあるときは、その項目を定めておきましょう。